Como tripliquei minha produtividade utilizando um quadro branco

Melhores práticas para produtividade

Tarefas simples (simple) e factíveis (doable)

Produtividade. Uma dos maiores entraves de todo empreendedor que não têm cobranças externas e horários para cumprir. Horário flexível e falta de um “chefe” são facas de 2 gumes. Trazem satisfação, mas podam a produtividade.

Na minha busca por armas para vencer essa batalha, experimentei inúmeras técnicas. Desde Gestão de Projetos ao estilo PMI (Project Management Institute) ao Pomodoro.

Comecei com as ferramentas complexas. No início temos essa visão deturpada de que quando mais difícil de entender, melhor a ferramenta deve ser. Desenvolvi planilhas complexas para acompanhar e analisar os projetos da Evolua Comunicação. Na teoria estava perfeita, mas na prática não funcionou. A equipe não aderiu. A cultura da empresa seguia em direção oposta à burocratização dos processos.

Meus ambientes de trabalho, desde a Eixo Z Produções (atual Cerberus Digital) sempre presaram pelo fomento da criatividade.

Criatividade e ferramentas de getão “densas”, simplesmente não combinam. As mudanças ocorrem rápido demais e você passa a maior parte do tempo atualizando sua ferramenta do que trabalhando efetivamente.

Portanto, comecei a simplificar cada vez mais minhas ferramentas de gestão de projetos. Terminei em uma que parecia um Post-it em formato de planilha, utilizando o Google Docs. Tanto que nomeei o documento como Post-it Evolua!

Com a necessidade de compatibilidade com outros dispositivos, migramos para o Asana e em seguida voltamos para o para o Post-it Evolua. Que é o que melhor funciona atualmente.

Depois dessa longa jornada pelas ferramentas de gestão de projetos/tempo, iniciei minha “carreira solo” e busquei novas alternativas. Como agora não é mais necessário gerenciar tarefas de terceiros, posso utilizar a ferramenta que melhor se adequar ao meu estilo, sem me preocupar se a equipe irá aderir ou não.

Comecei por uma ferramenta que eu mesmo criei, baseada no Post-it Evolua. Funcionou no início, mas eu tinha dificuldade em gerir as tarefas pelo smartphone. Neste momento me deparei com Todoist. Excelente ferramenta. Funciona em qualquer dispositivo, on-line ou off-line.

Entretanto, mais uma vez não funcionou. Eu simplesmente não me lembrava de conferir regularmente as tarefas. Começava uma e emendava em outra. Essa outra eu não era adicionava no aplicativo. As tarefas que já deveriam estar concluídas atrasavam e estava feita a bagunça.

A ferramenta era simples e prática. Mas faltava algo. Sempre tive em mente que o importante não é a ferramenta  em si, mas o que faz com que ela funcione. Pesquisando sobre gestão do tempo, nada  fez mais sentido para mim do que o comprometimento.

Ponderei sobre o assunto e procurei por algo que unisse simplicidade e comprometimento publico. A escolha foi óbvia. Pendurei minhas tarefas na parede. Literalmente.

Comprei um quadro branco. As linhas eram projetos e as colunas, os dias da semana. Riscava as tarefas concluídas e se pulei algumas ou deixei muitos espaços em branco, quem visualizasse o quadro saberia que eu estou protelando o trabalho.

Para adicionar uma motivação extra, na última linha coloquei as recompensas por cumprir com todas as tarefas do dia. Coisas simples como jogar vídeo game ou sair com os amigos. Se não cumprir tudo, não tem recompensa. Isso funcionou espetacularmente bem para mim. Eu me sento mal quando não consigo a recompensa. E isso serve de lição para o próximo dia.

Além do quadro, comecei a contar todos meus passos aos meus amigos empreendedores. Eles também ajudam com a cobrança. No final das contas, tripliquei minha produtividade com esses preceitos básicos: comprometimento público, simplicidade e amizade.